Mit aktuellem Schreiben vom 04.09.2026 hat das Bundesministerium für Finanzen (BMF) zur Bildung von Rückstellungen in der Steuerbilanz für Arbeitsfreistellungen und sonstige Zusatzleistungen im Zusammenhang mit Arbeitsverträgen Stellung bezogen. Aus dem BMF-Schreiben ergeben sich neue Verwaltungsgrundsätze für die Bildung von Rückstellungen für Verpflichtungen aus Arbeitsverträgen. 

Systematische Einordnung von Arbeitsverträgen und daraus entstehenden Verpflichtungen

Arbeitsverträge sind grundsätzlich als Dauerschuldverhältnisse (sog. schwebende Geschäfte) zu qualifizieren, die von den Vertragsparteien am jeweiligen Bilanzstichtag regelmäßig noch nicht vollständig erfüllt wurden. Zwischen den Beteiligten findet grundsätzlich ein fortlaufender Ausgleich der gegenseitigen Leistungs- und Gegenleistungspflichten statt, i.d.R. durch die regelmäßige Erbringung der Arbeitsleistung einerseits und die Zahlung des Arbeitslohns andererseits. Drohende Verluste aus schwebenden Geschäften dürfen in der Steuerbilanz grundsätzlich nicht passiviert werden (Stichwort: Drohverlustrückstellung).

Vor diesem Hintergrund sind Verpflichtungen aus Arbeitsverträgen nun grundsätzlich in zwei Kategorien einzuordnen:

1. Verpflichtungen sind während des laufenden Arbeitsverhältnisses zu erfüllen

Diese Kategorie von Verpflichtungen können grundsätzlich nicht passiviert werden, es sei denn, es liegt ein sog. Erfüllungsrückstand vor. Der Erfüllungsrückstand liegt vor, wenn das Gleichgewicht zwischen Leistung und Gegenleistung innerhalb des schwebenden Geschäfts (ausnahmsweise) gestört ist.

2. Verpflichtungen sind erst nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses zu erfüllen

Hier können für ungewisse Verpflichtungen Rückstellungen gebildet werden, sofern eine wirtschaftliche Verursachung und Wahrscheinlichkeit der Inanspruchnahme gegeben sind. Der Schwebezustand des Arbeitsverhältnisses ist zu diesem Zeitpunkt bereits beendet.

Ad 1.: Verpflichtung ist während des Bestehens des Arbeitsverhältnisses zu erfüllen: Rückstellung für Erfüllungsrückstand

Ein Erfüllungsrückstand (R 5.7 Abs. 8 EStR) liegt  nach dem BMF-Schreiben und in Übereinstimmung mit der BFH-Rechtsprechung dann vor, wenn und soweit

• verpflichtend zugesagte,
• zeitlich zuordenbare
• und an die Betriebszugehörigkeit des Berechtigten anknüpfende

Leistungen noch nicht erbracht wurden, obwohl die entsprechende Gegenleistung bereits anteilig „erarbeitet“ wurde.

Nach höchstrichterlicher Rechtsprechung entstehen Erfüllungsrückstände nicht erst bei Entstehen des Anspruchs (bspw. Erreichen eines Mindesalters oder Mindestbetriebszugehörigkeit), sondern anteilig bereits mit „erdienter“ (erarbeiteter) Leistung. Rückstellungen, bspw. für Zuwendungen bei Dienstjubiläen, sind dementsprechend anteilig jeweils zum Bilanzstichtag ab Beginn des Arbeitsverhältnisses zu bilden. Es ist zu beachten, dass ausschließlich Leistungen zu berücksichtigen sind, die voraussichtlich auch tatsächlich in Anspruch genommen werden. Bei einer Restlaufzeit von mehr als zwölf Monaten sind sie im Regelfall abzuzinsen. Soweit Erfüllungsrückstände von biologischen Ereignissen (bspw. Erreichen eines bestimmten Alters) abhängen, sind sie nach biometrischen Grundsätzen (z. B. nach § 6a EStG) zu bewerten.

Ad 2.: Verpflichtung ist nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses zu erfüllen: Rückstellungen für ungewisse Verbindlichkeiten

Rückstellungen kommen hier ausschließlich für ungewisse Verbindlichkeiten in Betracht. Des Weiteren müssen sie zum jeweiligen Bilanzstichtag wirtschaftlich verursacht worden sein und voraussichtlich auch tatsächlich in Anspruch genommen werden. Auch eine ratierliche Bildung entsprechend der anteiligen wirtschaftlichen Verursachung ist hierbei denkbar.

Einzelfälle

Das BMF erläutert darüber hinaus die konkrete Bewertung einiger besonders praxisrelevanter Einzelfälle, insbesondere:

• Dienst- und Firmenjubiläen
• Arbeitsfreistellung unter Lohnfortzahlung (u.a. Wertkonten-Guthaben, Urlaubstage)