Bestätigungsanfragen zu ausländischen USt-IdNrn. zukünftig papierlos
Das Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) bestätigt ausländische Umsatzsteuer-Identifikationsnummern ab dem 20.07.2025 nur noch im Online-Verfahren
Der Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.) kommt im innergemeinschaftlichen Waren- und Dienstleistungsverkehr eine große Bedeutung zu. Sie gibt nicht nur Auskunft über den Unternehmerstatus des Vertragspartners, sondern ist ein zentraler Baustein des umsatzsteuerlichen Kontrollverfahrens im EU-Binnenmarkt. Ihr kommt somit sowohl Beweis-, Indiz- als auch Kontrollfunktion zu.
Bedeutung der USt-IdNr.
Eine zum Zeitpunkt der Lieferung gültige USt-IdNr. ist eine der Voraussetzungen für die Steuerfreiheit einer innergemeinschaftlichen Lieferung. Somit kommt ein Unternehmer, der grenzüberschreitende Warentransporte innerhalb der Europäischen Union ausführt, nicht umhin, die von seinem jeweiligen Abnehmer genannte USt-IdNr. regelmäßig zu überprüfen.
Dies gilt grundsätzlich auch für Unternehmer, die grenzüberschreitende Dienstleistungen ausführen. Denn ist der in einem anderen Mitgliedsstaat ansässige Leistungsempfänger im Besitz einer gültigen USt-IdNr., hat dies Auswirkungen auf den Ort der Umsatzbesteuerung, der sich hierdurch regelmäßig ins Ausland verlagert, und in der Folge auf die Frage, ob nicht der Kunde die Umsatzsteuer schuldet (Stichwort reverse charge).
Die Bestätigung einer ausländischen USt-IdNr. ist über die Webseite der EU-Kommission (VIES on-the-Web – European Commission) oder über das Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) möglich. Während beim BZSt bislang Bestätigungsanfragen sowohl online, postalisch, telefonisch, per E-Mail oder gar auch per Telefax gestellt werden konnten, ist die Bestätigung einer ausländischen USt-IdNr. seit dem 20.07.2025 nur noch im Online-Verfahren über www.bzst.de möglich. Schriftliche oder telefonische Anfragen werden ab diesem Stichtag nicht mehr zugelassen.
Den Nachweis der Abfrage kann der Unternehmer künftig durch einen Ausdruck, ein allgemein übliches Dateiformat oder durch einen Screenshot belegen. Zudem besteht weiterhin die Möglichkeit, über eine vom BZSt bereitgestellte Schnittstelle gleichzeitig Anfragen zu mehreren USt-IdNrn. vorzunehmen.
Praxishinweis
Wird dem leistenden Unternehmer die USt-IdNr. vom Abnehmer erst nach Ausführung der Lieferung mitgeteilt, ist ein direkter rückwirkender Zugriff auf die in der Unternehmerdatei des jeweiligen EU-Mitgliedsstaates registrierten Daten im Regelfall weder durch den Lieferanten noch durch das BZSt möglich. Der Unternehmer hat in einem solchen Fall keine Gewissheit darüber, ob die ihm mitgeteilte USt-IdNr. zum Zeitpunkt der Lieferung bereits gültig war und die Voraussetzung für eine steuerfreie innergemeinschaftliche Lieferung somit erfüllt ist. Es ist daher dringend – gerade bei Neukunden – zu einer Überprüfung der USt-IdNr. vor Ausführung der Lieferung zu raten.
Bei Bestätigungsanfragen ist die sog. „einfache Abfrage“ von der „qualifizierten Abfrage“ zu unterscheiden. Bei einer qualifizierten Abfrage werden im Gegensatz zur einfachen Abfrage – neben der Gültigkeit der USt-IdNr. – auch Name und Anschrift des Geschäftspartners geprüft. Da nur durch eine qualifizierte Abfrage folglich auch die Identität des Abnehmers sichergestellt werden kann, ist stets die qualifizierte Bestätigungsabfrage zu empfehlen.
