E-Rechnung – Umsatzsteuer im digitalen Zeitalter
Die Einführung der elektronischen Rechnung zum 01.01.2025 zwingt alle Unternehmen, sich zeitnah mit der Thematik zu befassen
1. Verpflichtung zur elektronischen Rechnungsstellung
Im B2B-Bereich wird die elektronische Rechnungsstellung an inländische Leistungsempfänger zum 01.01.2025
im Grundsatz verpflichtend. Für Transaktionen, die hiernach der E-Rechnungspflicht unterliegen, bedarf es dann keiner aktiven Zustimmung des Rechnungsempfängers mehr – mit anderen Worten: Der (unternehmerische) Auftraggeber muss ab 2025 die Abrechnung mittels E-Rechnung akzeptieren. Kleinbetragsrechnungen und Rechnungen über Fahrausweise sind jedoch von der E-Rechnungspflicht ausgenommen.
2. Definition der E-Rechnung
Eine E-Rechnung ist eine elektronische Rechnung, die den europarechtlichen Vorgaben entspricht und somit der sog. CEN-Norm 19631 genügt oder für die, alternativ, Rechnungsaussteller und -empfänger eine gemeinsame Vereinbarung über das genutzte E-Rechnungsformat getroffen haben. Diese Vereinbarung muss sicherstellen, dass das Format die korrekte Extraktion der erforderlichen Angaben gemäß der einschlägigen EU-Richtlinie ermöglicht oder interoperabel ist. Die CEN-Norm 19631 bleibt ein zentrales Element.
Andere Rechnungen, die nicht diesen Vorgaben entsprechen, gelten künftig als sonstige Rechnungen. Für sonstige elektronische Abrechnungsdokumente (z. B. PDFs) ist weiterhin die Zustimmung des Rechnungsempfängers erforderlich.
3. Übergangsregelungen
Übergangsregelungen betreffen ausschließlich die Ausstellungspflicht. Inländische Rechnungsempfänger sind ab 2025 uneingeschränkt verpflichtet, E-Rechnungen zu empfangen, sofern sie Leistungen von anderen inländischen Unternehmern erhalten.
Für die Rechnungs(aus)steller gelten folgende Übergangsregelungen:
- In den Jahren 2025 und 2026 sind neben E-Rechnungen auch Papierrechnungen und sonstige elektronische Rechnungen (Letztere nur mit Zustimmung des Rechnungsempfängers) zulässig.
- Im Jahr 2027 dürfen inländische Unternehmer mit einem Gesamtumsatz von bis zu EUR 800.000 im vorangegangenen Kalenderjahr weiterhin Papierrechnungen und sonstige elektronische Rechnungen (Letztere nach wie vor nur mit Zustimmung des Rechnungsempfängers) an inländische Kunden ausstellen.
- Auch im Jahr 2027 dürfen EDI-Rechnungen weiterhin mit Zustimmung des Rechnungsempfängers ausgestellt werden.
Praxishinweise
Es ist empfehlenswert, sich frühzeitig um die technische Sicherstellung der Möglichkeit zum Empfang von elektronischen Rechnungen zu kümmern, da dieser ab 01.01.2025 für alle Unternehmen verpflichtend ist. Hierbei ist die Verfahrensdokumentation (GoBD) im Regelfall auch entsprechend anzupassen bzw. zu ergänzen. Der Empfang eines strukturierten Datensatzes darf jedoch nicht dazu verleiten, dass den Daten des Lieferanten blind vertraut wird. Denn ein formal in sich schlüssiger strukturierter Datensatz kann dennoch eine falsche materiell-rechtliche umsatzsteuerliche Beurteilung enthalten. In diesem Fall bestünde das Risko eines unrechtmäßigen Vorsteuerabzugs (z. B. bei Abrechnung einer nicht steuerbaren oder steuerfreien Leistung mit Ausweis von Umsatzsteuer).
Perspektivisch hat eine Zuweisung der Daten aus dem ERP-System (Quellfelder) zu den Zielfeldern der E-Rechnung zu erfolgen, um eine E-Rechnung erstellen zu können. In diesem Zuge ist es empfehlenswert, die ausgangsseitige Steuerfindung, die der Zuweisung des Rechnungsformulars vorgelagert ist, zu überprüfen. Denn eine E-Rechnung kann nur dann richtig sein, wenn die Datenbasis korrekt und die umsatzsteuerlich zutreffende Abbildung der zugrunde liegenden Transaktion gewährleistet ist.
