Seit dem 01.01.2025 gelten neue Vorschriften zur Vorlage und Erstellung der Verrechnungspreisdokumentation. Für alle ab 2025 angeordneten Betriebsprüfungen muss die sog. Transaktionsmatrix ohne Anforderung innerhalb von 30 Tagen ab Bekanntgabe der Prüfungsanordnung vorgelegt werden. Erste Anforderungen sind bei FALK bereits im März 2025 eingegangen. Das BMF hat am 02.04.2025 ein Schreiben zum Inhalt der Transaktionsmatrix veröffentlicht.

Was ist die Transaktionsmatrix (TM)?

Die TM ist eine strukturierte, tabellarische Übersicht, die relevante Informationen zu grenzüberschreitenden Geschäftsbeziehungen mit nahestehenden Personen bzw. Betriebsstätten enthält. Dem BMF-Schreiben folgend soll die TM insbesondere folgende Bestandteile enthalten:

• Gegenstand und Art der Geschäftsvorfälle (bspw. Warenlieferung und Dauersachverhalt)
• Die an den Geschäftsvorfällen Beteiligten inkl. Bezeichnung von Leistungsempfänger und Leistungserbringer
• Volumen und Entgelt (in Euro) der Geschäftsvorfälle (bspw. Darlehensvolumen und Zins oder Entgelt für eine Warenlieferung oder Dienstleistung)
• Vertragliche Grundlage (Benennung der Vertragsunterlage)
• Angewandte Verrechnungspreismethode (bspw. Kostenaufschlags- oder Preisvergleichsmethode)
• Betroffene Steuerhoheitsgebiete
• Hinweis, falls Geschäftsvorfälle nicht der Regelbesteuerung im betreffenden Steuerhoheitsgebiet unterliegen

Inhaltlich ist das wenig überraschend und entspricht der Gesetzesbegründung (siehe auch FALK Newsletter 6/24). Beim Format lässt das BMF-Schreiben dem Steuerpflichtigen grundsätzlich Freiraum und enthält zur Orientierung zwei mögliche (Muster-)Vorlagen für eine TM.

Die TM muss auch dann erstellt werden, wenn eine Verrechnungspreisdokumentation (bestehend aus Local File und ggf. Master File) für ein Prüfungsjahr bereits vorhanden ist. Explizit gefordert wird die TM auch für Prüfungszeiträume vor 2025.

Ausnahmen für kleine Unternehmen sind im BMF-Schreiben bisher leider nicht vorgesehen. Wir erwarten hierzu jedoch eine Klarstellung in der sog. Gewinnaufzeichnungsverordnung, die ebenfalls überarbeitet werden soll. 

Bei verspäteter Vorlage der TM droht eine Sanktion in Form eines Zuschlags in Höhe von 5.000 EUR. 

Erste Praxiserfahrungen aus aktuell angeordneten bzw. laufenden Betriebsprüfungen

Die Prüfungsanordnungen, die FALK im Jahr 2025 bislang erhalten hat, enthielten keinen expliziten Hinweis auf die Vorlagefrist der TM. Betroffene Unternehmen müssen die Vorlagefrist also selbständig überwachen, um die Sanktionen zu vermeiden. Den zuständigen Betriebsprüfer:innen war die Frist in den konkreten Fällen aber bekannt.

Überraschenderweise erstreckte sich der Prüfungszeitraum in verschiedenen Fällen auf die aktuellsten Jahre, für die bereits Steuererklärungen eingereicht worden waren, während andererseits teilweise vorhergehende Veranlagungszeiträume ungeprüft blieben, d. h., es findet nicht zwingend eine echte Anschlussprüfung statt. Für das aktuellste Jahr des Betriebsprüfungszeitraums lag deshalb teilweise die TM noch nicht vor (man hatte sich auf die vermeintlich relevanten Folgejahre der letzten BP konzentriert) und musste unter hohem Zeitdruck innerhalb von 30 Tagen erstellt werden. 

Die vorgelegten Transaktionsmatrizen entsprachen – mangels Kenntnis hierüber zum Zeitpunkt der Erstellung – nicht dem Format der Mustervorlagen im BMF-Schreiben, was jedoch in den konkreten Fällen unproblematisch war und akzeptiert wurde. Zukünftig dürfte es sich empfehlen, sich über mögliche Abweichungen bei Form, Inhalt und Umfang gegenüber den Mustervorlagen frühzeitig mit der Betriebsprüfung abzustimmen.

In einem Fall hat die Betriebsprüfung nach Vorlage der TM zunächst darauf verzichtet, eine vollständige Dokumentation anzufordern. Wir hoffen, dass sich dieses Vorgehen durchsetzt. Dies wäre auch im Sinne des Gesetzgebers, der mit der Regelung eine Bürokratieerleichterung schaffen wollte.

Allerdings kann weiterhin und jederzeit die Aufforderung zur Vorlage einer (umfassenden) Verrechnungspreisdokumentation innerhalb von dreißig Tagen zugehen.