FALK nutzt digitale Unterschriften
Die eigenhändige Unterschrift des Wirtschaftsprüfers kann künftig durch eine qualifiziert elektronische Signatur ersetzt werden. Hierzu hat FALK die notwendigen Voraussetzungen geschaffen und bietet damit die Möglichkeit, auf Papierdokumente, insb. gedruckte und gebundene Prüfungsberichte, zu verzichten.
Für den Prüfungsbericht und den Bestätigungsvermerk besteht Schriftformerfordernis; der Abschlussprüfer hat diese eigenhändig zu unterzeichnen. Die eigenhändige Unterschrift kann hierbei durch eine qualifiziert elektronische Signatur ersetzt werden. Auch das Berufssiegel kann elektronisch oder drucktechnisch geführt werden. Damit können Prüfungsberichte und Bestätigungsvermerke künftig vollständig digital erteilt werden.
Was ist eine qualifiziert elektronische Signatur?
Die qualifiziert elektronische Signatur (qeS) ist die sicherste Art einer elektronischen Signatur. Während bei einfachen elektronischen Signaturen einem Dokument „Daten“ beigefügt werden, um die Unterzeichnung des Dokuments zu bestätigen, erfolgt die qeS über eine qualifizierte elektronische Signaturerstellungseinheit. Um eine qeS zu erstellen benötigt man zudem ein qualifiziertes Zertifikat. Die Unterschrift muss eindeutig dem Unterzeichner zugeordnet sein. D. h., wer qualifiziert elektronisch signiert, muss zuvor von der qualifiziert elektronischen Signaturerstellungseinheit identifiziert werden.
FALK Lösung
FALK hat sich für die Nutzung einer sog. Hashwert-Fernsignatur entschieden. D. h., sämtliche Daten verbleiben auf den Systemen von FALK und es wird nur ein aus dem Dokument erzeugter eindeutiger Code, ein sog. Hashwert, zur Signatur übermittelt. Der Hashwert wird über die Software an die Signaturerstellungseinheit – in unserem Fall die Bundesdruckerei – versendet und der Unterzeichner/die Unterzeichnerin signiert über eine persönliche Anmeldung und die Eingabe einer TAN.
Organisatorische Hinweise
Wird der Prüfungsbericht qualifiziert elektronisch signiert, handelt es sich bei der Datei um das Original des Prüfungsberichts. Die Gültigkeit der qualifiziert elektronischen Signatur kann durch entsprechende Programme überprüft werden.
Ein Ausdruck des qualifiziert elektronischen Berichts genügt dem Schriftformerfordernis nicht; es ist das elektronisch signierte Original aufzubewahren. Sollen zusätzlich zu den qeS-Berichten noch gebundene Berichte ausgefertigt werden, handelt es sich hierbei um eine Kopie, die nicht unterschrieben wird.
Dateien mit qeS können nicht mehr verändert werden. Durch die qeS ist die Datei gegen jegliche Änderung geschützt. Die Vergabe eines Kennworts ist in Verbindung mit einer qeS nicht möglich.
Praxishinweis
Prüfungsberichte und Bestätigungsvermerke digital zu unterzeichnen, ist möglich und der Verzicht auf Papierversionen ist nachhaltig. Die Nutzung der elektronischen Signatur führt zur Beschleunigung und Vereinfachung der Berichtsübermittlung und vereinfacht für unsere Mandanten die Aufbewahrung und Dokumentation. Die Entscheidung zur Umstellung auf qeS-Berichte liegt bei Ihnen. Sprechen Sie Ihre Wirtschaftsprüfer:innen gerne an!
