Personalbüro: Achtung bei Mitarbeiter:innen mit privater Kranken-bzw. Pflegeversicherung
Ab 01.01.2026 wird das bisher praktizierte (Papier-) Bescheinigungsverfahren durch einen digitalen Datenaustausch ersetzt
Bereits mit dem Jahressteuergesetz 2020 wurde die Einführung des elektronischen Datenaustausches für die privaten Kranken- und Pflegeversicherungen beschlossen und mit dem Jahressteuergesetz 2022 der Starttermin auf den 01.01.2026 festgelegt. Dies hat nicht nur Auswirkung auf die Steuerfreiheit von Arbeitgeberzuschüssen, sondern auch auf die Berechnung der Lohnsteuer. Gleichzeitig wurde mit Einführung des digitalen Verfahrens die sog. Mindestvorsorgepauschale gestrichen, d. h. ohne Nachweis von konkreten Beiträgen kann bei der Berechnung der Lohnsteuer kein Vorsorgeaufwand steuermindernd berücksichtigt werden.
Bisherige Rechtslage
Sind Mitarbeiter:innen bei einer privaten Kranken- und Pflegeversicherung versichert, so muss der Arbeitgeber nach § 257 SGB V einen Beitragszuschuss zur Kranken- und Pflegeversicherung leisten. Als Zuschuss ist der Betrag zu zahlen, den der Arbeitgeber als Arbeitgeberanteil bei Versicherungspflicht des Arbeitnehmers in der gesetzlichen Versicherung zu zahlen hätte, maximal jedoch die Hälfte des tatsächlich aufgewendeten Betrags. Dieser Arbeitgeberanteil ist steuerfrei nach § 3 Nr. 62 EStG, wenn die betroffenen Mitarbeiter:innen eine (Papier‑)Bescheinigung des Versicherungsunternehmens über die zu leistenden Beiträge vorlegen. Der Arbeitgeber hat die Bescheinigung als Unterlage zum Lohnkonto aufzubewahren.
Nachweis für steuerfreie Arbeitgeberzuschüsse nach § 3 Nr. 62 EStG
Ab dem 01.01.2026 wird das herkömmliche Bescheinigungsverfahren für die privaten Kranken- und Pflegeversicherungsbeiträge durch einen elektronischen Datenaustausch über ELStAM ersetzt.
Hierbei gilt eine Übergangsfrist von 2 Jahren: Bei Abweichungen bzw. fehlenden ELStAM-Daten wird vom Finanzamt ausnahmsweise eine von der Versicherung ausgestellte Papierbescheinigung akzeptiert; auf dieser Grundlage können die Arbeitgeberzuschüsse weiterhin steuerfrei ausgezahlt und auch die tatsächlich geleisteten Versicherungsbeiträge bei der Berechnung der Lohnsteuer berücksichtigt werden.
Praxishinweis
Sollte es zu Problemen bei der Übermittlung der (digitalen) Daten kommen, sind die Mitarbeiter:innen in der Pflicht, eine Klärung mit ihrer privaten Krankenversicherung herbeizuführen.
Mindestvorsorgepauschale wird abgeschafft
Die bisher berücksichtigte Mindestvorsorgepauschale im Lohnsteuerverfahren (generell 1.900 EUR p. a., lediglich bei Mitarbeiter:innen in Steuerklasse III 3.000 EUR) wird zum 01.01.2026 abgeschafft. Für die Berechnung der Lohnsteuer werden zukünftig nur noch die nachgewiesenen Beiträge zur Basisabsicherung der Kranken- und Pflegeversicherung abzgl. steuerfreier Arbeitgeberzuschüsse herangezogen.
Praxishinweis
An dem digitalen Verfahren nehmen nur inländische private Krankenversicherungen teil.
Möchten Mitarbeiter:innen mit einer ausländischen Krankenversicherung ihre Beiträge bei der Berechnung der Lohnsteuer als Vorsorgeaufwand berücksichtigen lassen, müssen sie zukünftig die Beiträge als Freibetrag beim Finanzamt jährlich im Rahmen des sog. Lohnsteuerermäßigungsverfahren beantragen.
Und nach Ablauf der 2-jährigen Übergangsfrist wird sich mit Einstellung der Papiernachweise auch das Problem stellen, dass der Arbeitgeber keine steuerfreien Zuschüsse mehr wird leisten können.
