Umsatzsteuer: Vorsicht bei der Kleinunternehmerregelung ab 2025
Neue Umsatzgrenzen, unwiderruflicher Verzicht und EU-weite Regelungen
Zum 01.01.2025 traten bedeutende Änderungen der Kleinunternehmerregelung in Kraft. Durch das Jahressteuergesetz 2024 werden nicht nur die Umsatzgrenzen angehoben, sondern auch die Regelungen zum Verzicht auf die Kleinunternehmerregelung verschärft. Zudem wird ein neues Meldeverfahren für EU-weit tätige Kleinunternehmer eingeführt. Diese Neuerungen betreffen alle Unternehmer, die entweder bereits die Kleinunternehmerregelung nutzen oder über einen Wechsel zur Regelbesteuerung nachdenken. Die Verwaltung hat zur Anwendung der Regelung mit einem am 18.03.2025 veröffentlichten BMF-Schreiben Stellung genommen.
1. Neue Umsatzgrenzen für Kleinunternehmer
Die Umsatzgrenzen für die Anwendung der Kleinunternehmerregelung werden ab 2025 deutlich angehoben. Ein Unternehmen kann die Kleinunternehmerregelung künftig weiterhin nutzen, wenn der Umsatz im Vorjahr nicht mehr als 25.000 EUR (Netto ohne Umsatzsteuer) betragen hat. Zusätzlich darf der Umsatz im laufenden Kalenderjahr die 100.000-EUR-Grenze nicht überschreiten. Umsätze aus der Veräußerung von Anlagegütern bleiben bei der Ermittlung der Umsatzgrenzen unberücksichtigt.
Bisher galt eine Umsatzgrenze von 22.000 EUR (Bruttobetrag) im Vorjahr und 50.000 EUR im laufenden Jahr. Durch die Anhebung der Grenzwerte fallen künftig mehr Unternehmen im Grundsatz unter die Kleinunternehmerregelung (sofern nicht darauf verzichtet wird, s. nachfolgende Ziff. 2.).
Praxishinweis
Unternehmen, die sich ab 2025 innerhalb der erweiterten Grenzen bewegen, sollten sich bewusst machen, dass sie fortan zunächst einmal „automatisch“ in die Kleinunternehmerregelung fallen und demnach Rechnungen ohne gesonderten Umsatzsteuerausweis stellen sollten, wenn sie tatsächlich Kleinunternehmer sein möchten. Der „Preis“ hierfür ist der Verzicht auf den Vorsteuerabzug aus Eingangsleistungen.
Es ist wichtig zu beachten, dass die Steuerbefreiung – unterjährig – entfällt, sobald die Umsatzgrenze im laufenden Jahr überschritten wird. Der erste Umsatz, mit dem die 100.000-EUR-Grenze überschritten wird, unterliegt dann sofort und in voller Höhe der Regelbesteuerung.
2. Verzicht auf die Kleinunternehmerregelung
Bisher war der Verzicht auf die Kleinunternehmerregelung (Option zur Regelbesteuerung) zwar für fünf Jahre bindend, konnte jedoch vor Eintritt der Unanfechtbarkeit der Steuerfestsetzung vom Unternehmer mit Wirkung für die Vergangenheit zurückgenommen werden.
Ab 2025 gibt es eine grundlegende Änderung: Ein Unternehmer, der sich für die Regelbesteuerung entscheidet, ist für mindestens fünf Jahre an diese Wahl gebunden. Ein Widerruf, der eine Rückkehr zur Kleinunternehmerregelung ermöglicht, kann frühestens nach Ablauf der fünf Jahre erfolgen. Der Widerruf tritt jedoch erst mit Beginn des folgenden Kalenderjahres in Kraft, also im Jahr 6, wenn der Widerruf z. B. im Jahr 5 erklärt wurde.
Unternehmer, die über einen Verzicht nachdenken, sollten diese Änderungen unbedingt berücksichtigen. Eine einmal getroffene Entscheidung kann nicht mehr kurzfristig rückgängig gemacht werden, was eine vorausschauende Planung erforderlich macht.
Praxishinweis
Der im Grundsatz von der Kleinunternehmerregelung betroffene Unternehmer muss sich bewusst sein, dass die Option zur Regelbesteuerung ggf. auch unbewusst getroffen werden kann. Ggf. reicht bereits der Ausweis von gesonderter Umsatzsteuer in den Rechnungen zu Jahresbeginn und die zugehörige Anmeldung in der (quartalsweisen/monatlichen) USt-Voranmeldung – und eine Rückgängigmachung ist, wie zuvor beschrieben, nicht mehr möglich.
3. Neues EU-weites Meldeverfahren für Kleinunternehmer
Neben der Neufassung der Kleinunternehmerregelung wird mit dem neuen § 19a UStG ein spezielles Meldeverfahren eingeführt. Dieses betrifft insbesondere Unternehmer, die in anderen EU-Mitgliedstaaten tätig sind. Künftig können Kleinunternehmer unter bestimmten Bedingungen auch in anderen EU-Staaten von der Steuerbefreiung profitieren.
Dafür ist eine Registrierung beim Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) erforderlich. Unternehmen erhalten eine Kleinunternehmer-Identifikationsnummer (KU-IdNr.) mit dem Suffix „Ex“, die ihnen ermöglicht, in anderen EU-Staaten steuerfrei zu verkaufen. Allerdings gehen damit auch neue Meldepflichten einher. Unternehmer müssen ihre EU-Umsätze künftig quartalsweise beim BZSt melden.
Wer in mehreren EU-Staaten tätig ist, sollte sich frühzeitig über dieses Verfahren informieren. Ein einmal erklärter Verzicht auf die Kleinunternehmerregelung in Deutschland gilt künftig auch für die EU-Regelung und bleibt ebenfalls für mindestens fünf Jahre verbindlich.
4. Neue Anforderungen an Rechnungen für Kleinunternehmer
Auch die Rechnungsstellung für Kleinunternehmer wird ab 2025 neu geregelt. Rechnungen müssen künftig zwingend einen Hinweis auf die Anwendung der Kleinunternehmerregelung enthalten. Dies kann in einer einfachen Formulierung erfolgen, etwa mit dem Zusatz „steuerfreier Kleinunternehmer“ oder „steuerfreie Leistung nach § 19 UStG“.
Zusätzlich wird klargestellt, dass Kleinunternehmer weiterhin vereinfachte Rechnungen (§ 34a UStDV) ausstellen dürfen. Falls jedoch Umsatzsteuer in einer Rechnung ausgewiesen wird, handelt es sich um einen unrichtigen Steuerausweis gem. § 14c Abs. 1 UStG, sofern der Empfänger der Rechnung kein Endverbraucher ist. Die unrichtig ausgewiesene Steuer ist an das Finanzamt abzuführen, kann jedoch durch eine Berichtigung zurückgefordert werden. Unternehmer sollten daher sicherstellen, dass ihre Rechnungen korrekt ausgestellt werden.
Hinsichtlich der Form besteht für Kleinunternehmer keine Verpflichtung zur Ausstellung einer elektronischen Rechnung, es kann eine sonstige Rechnung (z. B. Papierform oder eine PDF-Datei) verwendet werden. Bei Ausstellung einer elektronischen Rechnung ist die Zustimmung des Empfängers, die auch konkludent erfolgen kann, erforderlich.
Praxishinweis
Die Änderungen zur Kleinunternehmerregelung ab 2025 haben erhebliche Auswirkungen auf viele Unternehmer. Durch die erhöhten Umsatzgrenzen fallen im Grundsatz mehr Unternehmen unter die Steuerbefreiung – mit allen Vorteilen, aber auch Nachteilen. Wer sich jedoch bewusst für die Regelbesteuerung entscheidet, muss bedenken, dass dieser Schritt künftig unwiderruflich für mindestens fünf Jahre ist.
Wir empfehlen Ihnen, frühzeitig zu prüfen, ob die Kleinunternehmerregelung für Ihr Unternehmen weiterhin vorteilhaft ist. Falls Sie über einen Verzicht nachdenken, sollten Sie sich bewusst sein, dass dieser nicht mehr kurzfristig rückgängig gemacht werden kann.
