Umsatzsteuer: Die E-Rechnung kommt bald – auch in Ihr Unternehmen
Das BMF gibt ausführliche Anwendungshinweise
Ab dem 01.01.2025 wird die E-Rechnung in Deutschland für inländische B2B-Umsätze – zumindest was den Empfang angeht –verpflichtend (wir berichteten an dieser Stelle). Für die obligatorische Ausstellung von (Ausgangs-)E-Rechnungen bleiben den Unternehmern allerdings noch weitere zwei Jahre Zeit. Der Gesetzgeber fördert damit die Digitalisierung und setzt strukturierte, maschinenlesbare Formate voraus. Das BMF nimmt im Schreiben vom 15. Oktober 2024 auf 18 Seiten Stellung. In diesem Beitrag geben wir einen Überblick über die Anforderungen an die E-Rechnung, die Übergangsregelungen und die Auswirkungen auf den Vorsteuerabzug.
Hintergrund und Ziel der Gesetzesänderung
Mit dem Wachstumschancengesetz wurde ab dem 01.01.2025 eine Pflicht zur elektronischen Rechnungsstellung bei inländischen B2B-Umsätzen eingeführt. Diese Neuerung soll die Prozesse im Rechnungswesen digitalisieren und optimieren. Neben der verpflichtenden E-Rechnung ist perspektivisch ein Meldesystem geplant, über das bestimmte Rechnungsdaten elektronisch und transaktionsbezogen an die Finanzverwaltung gemeldet werden sollen.
Anforderungen und zulässige Formate für die E-Rechnung
Für die E-Rechnung sind ausschließlich strukturierte elektronische Formate zulässig. Elektronische Rechnungsformate wie XRechnung oder ZUGFeRD (ab Version 2.0.1) sind hier Beispiele. Auch das hybride Format, das strukturierte und menschenlesbare Daten kombiniert, ist zulässig. Risiken bestehen jedoch bei hybriden Formaten, falls die Bilddatei vom strukturierten Datensatz abweicht; in solchen Fällen gilt der strukturierte Teil der Rechnung als verbindlich.
Wann besteht eine Verpflichtung zur Ausstellung einer E-Rechnung?
Die Pflicht zur E-Rechnungserstellung gilt insbesondere für alle steuerpflichtigen Leistungen zwischen inländischen Unternehmern (inklusive Leistungen, bei denen der Leistungsempfänger die Steuer schuldet [z. B. Bauleistungen] und Leistungen, die im Gutschriftsverfahren abgerechnet werden). Dies gilt auch, wenn der Rechnungsempfänger ein Kleinunternehmer oder eine Person ist, die ausschließlich steuerfreie Umsätze tätigt (z. B. Wohnungsvermietung).
Ausnahmen bestehen bei Kleinbetragsrechnungen bis 250 EUR und bei Fahrausweisen. Hinsichtlich der Rechnungsstellung durch Kleinunternehmer soll mit dem vom Bundestag bereits verabschiedeten JStG 2024 eine wichtige Erleichterung eingeführt werden: Kleinunternehmer sollen von der Verpflichtung zur Ausstellung von E-Rechnungen ausgenommen werden, d. h., Rechnungen in Papierform oder als PDF ohne strukturierten Datensatz wären für Kleinunternehmer weiterhin zulässig.
Zustimmung des Empfängers und alternative Rechnungsarten
In bestimmten Ausnahmefällen, z. B. bei Leistungen an Nicht-Unternehmer, kann weiterhin eine Papierrechnung oder eine einfache elektronische Rechnung (z. B. PDF ohne strukturierten Datensatz) ausgestellt werden. In solchen Fällen bedarf eine Abrechnung in elektronischer Form der Zustimmung des Empfängers, was auch konkludent erfolgen kann, beispielsweise durch widerspruchslose Annahme der Rechnung.
Bedeutung der W-IdNr.
Die Wirtschaftsidentifikationsnummer (W-IdNr.) ist eine nationale Identifikationsnummer, die neben der Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.) verwendet wird. Diese W-IdNr. kann ab 2025 für die Identifikation des Rechnungsempfängers genutzt werden, um die inländische Unternehmereigenschaft zu bestätigen.
Angaben in der E-Rechnung und ergänzende Informationen
Für eine ordnungsgemäße E-Rechnung sind die umsatzsteuerrechtlich vorgeschriebenen Angaben erforderlich. Diese Angaben umfassen u. a. Name und Anschrift des leistenden Unternehmers, die Steuer- und Leistungsbeträge sowie das Ausstellungsdatum. Ergänzende Angaben, die über die gesetzlichen Rechnungsangaben hinausgehen (z. B. Stundennachweise), können separat in einem Anhang (z. B. PDF-Datei) beigefügt werden. Die Finanzverwaltung hat ausgeführt, der Anhang müsse in der E-Rechnung enthalten sein, was u. E. jedoch irreführend ist.
Übermittlung und Empfang
Unternehmen können das Übermittlungsformat und den Übertragungsweg zivilrechtlich vereinbaren, wobei beispielsweise E-Mail, zentrale Speicherorte, elektronische Schnittstellen oder Download-Optionen möglich sind. Ab 2025 müssen inländische Unternehmer – also auch Kleinunternehmer oder Unternehmer mit ausschließlich steuerfreien Ausgangsumsätzen, wie Wohnungsvermieter oder Ärzte – eine Infrastruktur zum Empfang von E-Rechnungen bereitstellen. Hierzu kann sich bspw. ein gesondertes E-Mail-Postfach anbieten. Weiterhin muss die Infrastruktur die Weiterverarbeitung und die Archivierung der E-Rechnungen ermöglichen. Die Archivierung könnte notfalls auch durch monatliche Festschreibung auf einer CD/DVD erfolgen, idealerweise jedoch über eine DMS-Lösung.
E-Rechnung und Vorsteuerabzug
Der Vorsteuerabzug nach § 15 UStG ist nur mit einer ordnungsgemäßen E-Rechnung möglich (soweit die E-Rechnung verpflichtend ist, also ab 2027). Wird eine (ordnungsgemäße) sonstige Rechnung (z. B. ein einfaches PDF) ausgestellt, ist ein Vorsteuerabzug bis Ende 2026 weiterhin möglich und erst ab 2027 grundsätzlich ausgeschlossen. Ein Vorsteuerabzug kann jedoch unter strengen Nachweispflichten gewährt werden, wenn die Finanzverwaltung die wesentlichen Angaben überprüfen kann (sog. Objektivnachweis). Bei einer inhaltlich richtigen und vollständigen sonstigen Rechnung werden die genannten Voraussetzungen regelmäßig erfüllt sein.
Aufbewahrungspflichten
Die strukturierte Datei der E-Rechnung ist so aufzubewahren, dass ihre Unveränderbarkeit gewährleistet ist und sie maschinell auswertbar bleibt. Falls eine hybride Rechnung verwendet wird, ist auch der Bildteil (z. B. eine PDF-Datei) unverändert zu archivieren, wenn dieser relevante Besteuerungsdaten enthält, wie z. B. Buchungsvermerke.
Übergangsregelungen
Die Übergangsregelungen betreffen ausschließlich die Ausstellungspflicht. Inländische Rechnungsempfänger sind ab 2025 uneingeschränkt verpflichtet, E-Rechnungen zu empfangen, sofern sie Leistungen von anderen inländischen Unternehmern erhalten.
Für die Rechnungs(aus)steller gelten folgende Übergangsregelungen:
- In den Jahren 2025 und 2026 sind neben E-Rechnungen auch Papierrechnungen und sonstige elektronische Rechnungen (letztere nur mit Zustimmung des Rechnungsempfängers) zulässig.
- Im Jahr 2027 dürfen inländische Unternehmer mit einem Gesamtumsatz von bis zu EUR 800.000 im vorangegangenen Kalenderjahr weiterhin Papierrechnungen und sonstige elektronische Rechnungen (letztere nach wie vor nur mit Zustimmung des Rechnungsempfängers) an inländische Kunden ausstellen.
- Auch im Jahr 2027 dürfen EDI-Rechnungen weiterhin mit Zustimmung des Rechnungsempfängers ausgestellt werden.
Praxishinweis
Nutzen Sie die verbleibende Zeit, um IT-System und Prozesse für das verpflichtende E-Rechnungsformat anzupassen. Stellen Sie sicher, dass Ihre Systeme E-Rechnungen erstellen und empfangen können, und bereiten Sie Ihre Mitarbeitenden auf die neuen Anforderungen vor. So vermeiden Sie Verzögerungen und Compliance-Risiken.
Auch die kleinen Unternehmen – auch wenn nur steuerfreie Umsätze generiert werden, wie bspw. durch Wohnungsvermieter – müssen ab Januar 2025 eine Infrastruktur bereithalten, um E-Rechnungen empfangen und archivieren zu können. Dies gilt unabhängig davon, ob die (elektronischen) Eingangsrechnungen zur Verbuchung anschließend an eine Steuerkanzlei elektronisch weitergeleitet werden. Der Standardsoftwareanbieter der meisten Steuerkanzleien, DATEV, bietet beispielsweise einen entsprechenden Rechnungseingangsprozess über diverse Module als Lösung an.
Webinar
Wenn Sie mehr zum Thema E-Rechnung erfahren möchten oder Fragen dazu haben, melden Sie sich gerne zu unserem Webinar am 12.12.2024 von 09:30 bis 10:30 Uhr an.
Über diesen Link finden Sie alle Informationen und die Anmeldung zum Webinar.
